Электронная трудовая книжка: как выглядит и где посмотреть

Содержание:

• Что такое электронная трудовая книжка
• Как выглядит электронная трудовая книжка
• Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
• Какие данные хранятся в электронной трудовой книжке
• Как сделать электронную трудовую книжку
• Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой документ с записями обо всех местах работы владельца, должностях и датах увольнения. Это электронный аналог обычной бумажной книжки.

Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса России, при принятии на работу нового сотрудника работодатель вносит в его электронную трудовую книжку должность и название организации, а затем фиксирует все переводы и повышения внутри компании. Когда работник увольняется, в ЭТК появляется запись об увольнении с причиной.

Вся эта информация хранится у Социального фонда России (СФР). Работодатель направляет сведения в базу фонда через форму ЕФС-1.

ЭТК не предполагает физического носителя, но, если надо, можно сделать бумажную выписку из нее. Ее может выдать:

• нынешний или предыдущий работодатель;
• территориальный орган СФР;
• любой МФЦ.

О замене традиционных трудовых на электронные в России заговорили еще в начале 2016 года: тогдашний министр труда и социальной защиты Максим Топилин исключил полное упразднение документа, но допустил, что он станет цифровым. В июне 2018 года премьер-министр Дмитрий Медведев заявил о начале поэтапного внедрения этого нововведения с 2020 года.

Жители страны разошлись во мнении об этом нововведении: как показал проведенный в 2019 году опрос платформы SuperJob, 18% экономически активных граждан полностью одобряли переход, 19% были резко против, 25% высказались скорее за, а 16% — скорее против. Еще 22% респондентов заявили о безразличном отношении к решению правительства.

В 2020 году власти ввели электронные трудовые. Тогда же работодатели впервые предложили персоналу отказаться от бумажных книжек в пользу цифровых, но сотрудник мог отказаться. В январе 2021 года HeadHunter провел опрос среди более чем 3 тыс. соискателей — 54% из них решили не переходить на ЭТК, потому что не понимали принципа работы этого нововведения. Часть опрошенных сослались на ненадежность цифровых документов с точки зрения безопасности данных.

Полный переход на ЭТК для тех, кто начал работать до 2021 года, по-прежнему добровольный. Россиянам, которые устроились на первую официальную работу после этого, уже не будут оформлять бумажную книжку: сведения автоматически будут учитываться только в цифровом формате.

По данным Соцфонда, к концу 2023 года ЭТК завели 17 млн россиян (при общем числе работающих граждан 76,5 млн).

Как выглядит электронная трудовая книжка

У электронной трудовой книжки нет физического носителя, но если заказать выписку, то выглядеть она будет как обычный документ на нескольких страницах формата A4. На первой странице указаны личные данные работника, а затем в форме таблиц представлены сведения обо всей его рабочей деятельности, о которой известно СФР (даты начала и конца трудоустройства, названия организаций и должности).

Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

Преимущества

Плюсы ЭТК для работников связаны с тем, что она не привязана к физическому носителю.

В Социальном фонде считают главным плюсом ЭТК то, что с ней работник не рискует потерять данные о своем стаже. К примеру, даже если бывший или нынешний работодатель перестанет существовать, человек сможет запросить сведения о работе на него в фонде.

Обладатели электронной трудовой книжки могут моментально получить выписку из нее онлайн — и больше не надо ходить в отдел кадров. Кроме того, на выписке с «Госуслуг» ставится электронная подпись. В любой российской инстанции такой документ считается равносильным справке с мокрой печатью, так что ее можно распечатать и предоставлять в другие органы по необходимости.

Наконец, сотрудник может в онлайн-режиме следить за тем, как обновляются данные о его трудовой деятельности, нет ли в них ошибок и не забывает ли работодатель вносить изменения.

Для работодателей в ЭТК тоже есть свои плюсы:

• Легче вести отчетность в электронном виде.
• Сокращаются затраты на физические трудовые книжки. В 2018 году представители бизнеса оценили экономию в 62 млрд руб. ежегодно.
• При принятии сотрудника на работу организация получает моментальный доступ к трудовой истории кандидата.

Недостатки

• Если в работе серверов произойдет сбой, и работодатель, и сотрудник могут временно лишиться доступа к данным.
• Повышенные требования к защите электронных данных, что влечет дополнительные затраты.
• В электронной трудовой книжке не всегда содержится вся информация о рабочей деятельности до 2020 года, при этом имеющиеся сведения о работе в этот период могут быть представлены там в сокращенном виде.
• В ЭТК не вносят информацию о наградах сотрудника, например о государственных премиях. В бумажных книжках эти данные есть.

Какие данные хранятся в электронной трудовой книжке

ЭТК содержит личные данные сотрудника и всю информацию о его опыте работы. Сначала фиксировались сведения о работе лишь с 1 января 2020 года, но в 2021 году шаблон дополнили информацией о стаже до 31 декабря 2019 года включительно — эти данные в ЭТК приводятся в отдельной таблице. Кроме того, работники могут сами обращаться в Соцфонд для включения в ЭТК сведений о полном рабочем стаже за периоды работы до 1 января 2020 года.

Еще в документе прописана дата, когда работник подал заявление о переходе на ЭТК. Если изначально в 2020 году человек отказался перейти на цифровой формат, то дата заявления об этом тоже будет указана.

Как сделать электронную трудовую книжку

ЭТК есть у всех, кто устроился на работу или продолжил работать официально после 1 января 2020 года. У тех же, кто был принят на работу после 1 января 2021-го, этот документ по умолчанию существует только в электронном виде. Любой работодатель передает СФР данные обо всех своих сотрудниках — эти данные и формируют ЭТК.

Работник, у которого на момент появления ЭТК уже была бумажная книжка, может полностью перейти на электронный формат, то есть отказаться от традиционной версии. Для этого нужно написать заявление на работе. Тогда бумажную книжку с отметкой о переходе на ЭТК отдадут сотруднику.

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Увидеть свою ЭТК можно онлайн: в личном кабинете на сайте СФР или на портале госуслуг.

Как сделать выписку из электронной трудовой книжки через «Госуслуги»

Чтобы получить выписку из ЭТК на «Госуслугах», надо в личном кабинете перейти в раздел «Услуги», в категории «Пенсии Пособия» выбрать опцию «Выписка из электронной трудовой книжки» и на открывшейся странице нажать «Получить выписку». После этого на экране появится уведомление, что запрос в ведомство отправлен.

На формирование выписки Соцфонду требуется максимум один день, но на практике справка часто появляется в личном кабинете почти моментально. Когда она будет готова, статус услуги в кабинете сменится на «Услуга оказана». Если нажать на эту строку, откроется страница, внизу которой будут доступные для скачивания файлы в форматах pdf и xml. Xml-документы иногда требуют банки, а для остальных целей подойдет более привычный pdf-формат.

Выписка с «Госуслуг» подписана электронной подписью СФР. Юридически она равноценна бумажному аналогу.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

У тех, кто начал работать после 2021 года, такой возможности нет: бумажную им уже не выдадут. Для остальных россиян переход на ЭТК добровольный. От него можно отказаться и оставить бумажную книжку.

Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая книжка?

Проверьте, где находится ваша бумажная трудовая книжка. Если она у вас на руках и при этом вы официально работаете, то, вероятно, это потому, что учет вашего стажа уже ведется в цифровом виде (иначе трудовая книжка должна находиться у работодателя все время вашего трудоустройства). Откройте вашу бумажную книжку — если вы писали заявление о переходе, то там будет соответствующая отметка.

Еще один способ узнать, есть ли у вас ЭТК, — это попробовать запросить выписку на портале госуслуг. Документ будет сформирован, если ведется электронная книжка.

Наконец, за этой информацией можно обратиться в отдел кадров на работе. Там точно знают, в каком формате ведется трудовая.